Office 2013 – Der umfassende Ratgeber von Robert Klaßen

Mir ist schon klar, dass meine Leser nicht unbedingt damit rechnen können, dass ich in diesem Blog ein Buch zu einer Bürosoftware vorstelle (Office 2013). Da ich aber weiß, dass viele Blogautoren auf „Word“ zugreifen, um die gute Rechtschreibprüfung zu nutzen, es außerdem eine Reihe Outlookanwender gibt, liege ich denn doch nicht restlos daneben.

Zu meinem außerordentlichen Vergnügen bietet mein Arbeitgeber seit ein paar Jahren die jeweils neueste Office Version zu einem wirklichen Spottpreis an. Kürzlich habe ich mir das Office Professional plus 2013  herunter geladen und installiert und staune über weitere Neuerungen gegenüber der Version 2010.

Office 2013

Ein paar Tage später stolpere ich über Bücher des Vierfarben Verlag zum Outlook 2013 und auch diesem reichlich dicken Wälzer. Ein kurzer Mailaustausch und ich halte ein paar Tage später ein Rezensionsexemplar in den Händen, das ich hier auch gleich vorstellen möchte.

Ich nutze Office, besonders Programme: Excel, Word, Power Point und Outlook schon seit vielen Jahren im Beruf aber auch privat. Die Version 2010 brachte so erhebliche Änderungen, dass unser Arbeitgeber Kurse abhielt.

Das Office 2013 bietet aus meiner Sicht ein sehr aufgeräumtes Arbeitsumfeld. Ein Grund sich beim Kauf eher zur aktuelleren Versionen, wie z.B. Version 2013 zuwenden. Die Möglichkeit die Microsoft zum günstigen und Anwender angepassten Kauf oder Miete bietet, stellt der Autor Robert Klaßen gleich auf den ersten Seiten vor.

Der Autor

Kurz zum Autor Robert Klaßen verfasst hier seinen ersten „dicken Schinken“. bisher waren es eher schmalere Bücher. Als Personal Trainer zu den Themen: Mediendesign, Photoshop, Videoschnitt und Windows u.a., verhilft er seinen Schülern zu mehr Anwenderwissen.

Das Buch ist, wie bei Vierfarben und Galileo üblich, mit Griffmarken an den Buchseiten versehen. So ist das Auffinden einzelner Kapitel kinderleicht.

Ich arbeite mich also nun durch den dicken Wälzer und stelle gleich auf den ersten Seiten fest, dass mein Blick meist im oberen Bereich der Anwendung hängt. Der Autor lenkt nun meinen Blick auf bisher unentdeckte Flächen. Prima, dafür soll ein Anwenderhandbuch schließlich geschrieben werden. Die Gemeinsamkeiten der hier vorgestellten Programme werden auf den folgenden Seiten vorgestellt und davon gibt es ja einige.

Gleich zu Beginn stolpere ich. Wird in Kapitel 2.1 zunächst beispielhaft auf Power Point hingewiesen, muss ich zwei Seiten weiter zu Word wechseln, um Schritte nachvollziehen zu können. Das ist anstrengend, kommt aber auch nicht so häufig vor.

Das gesamte Werk zu lesen wird mir nicht möglich sein. Das ist aber auch nicht nötig, denn die Fragen, die mir auf der Seele liegen möchte ich im Buch beantwortet sehen. So wird mich diese Vorgehensweise wohl zu einer realistischen Einschätzung befähigen.

Mehr als nur Rechtschreibprüfung

Es interessiert mich z.B. welche Möglichkeiten „Word“ mir über die Rechtschreibprüfung hinaus anbietet. Um diese kleinen, aber für Blogger wesentliche Funktionen habe ich mich nie wirklich gekümmert. Tatsächlich finde ich im Buch unter dem Thema „WORD“ ein Kapitel: – Dokumente überprüfen, das sich genau dieses Themas annimmt.

Eine Unterstützung bei meiner Wortwahl erhalte ich in dem Unterpunkt: Synonyme
Wie ich dieses kleine Knöpfchen mit erheblichen Vorteilen für fließenden Text und erbauliche Spannung in demselben finde, erklärt mir der Autor Robert Klaßen.

Sollte ich je Fremdautoren in meinem Blog beteiligen, Blogberichte im Team erarbeiten, dann erleichtern mir die eingehende Beschreibung im Buch auf das Verfolgen vorgenommener Veränderungen, Vergleich zweier Dokumenten Versionen und der Hinweis auf eine mögliche Nutzung einer Cloud, wertvolle Unterstützung. Auch das Angebot mit z.B. meinem Notebook online an einem Dokument zu arbeiten, obwohl ich Office dort nicht installiert habe, ist ein echter Gewinn. Auf die Idee wäre ich ohne diesen Ratgeber nicht so leicht gekommen.

Wenn Sie sich den vorangestellten Absatz ansehen, entdecken Sie einige fettgedruckte Worte, auch hier bietet Office eine tolle Erleichterung an, die ich bisher nicht wahrgenommen hatte. Dank Buch kann ich nun Zeit sparen.

Für Blogger/innen interessant

Eine Funktion, die auch Office 2010 bereits anbietet ist das Veröffentlichen von Blogbeiträgen direkt aus Word heraus. Auch hierzu bekomme ich, wenn auch kurz gehalten, Anleitung. Gerade im Hinblick auf eine eher mäßige Rechtschreibprüfung der kostenlosen Bloganbieter ist das Verfassen der Artikel in einem guten Schreibprogramm eine große Erleichterung.

Word ist damit für mich abgehakt und mein Fazit ist, die angebotenen Tipps und Erklärungen sind für mich leicht zu verstehen und praktisch nachvollziehbar. Ich gehe davon aus, dass sich diese Erkenntnis auch auf die Programme Excel und Power Point übertragen lässt und wende mich dann noch Outlook zu. Hier empfinde ich mich nämlich relativ blind, was die Handhabung der Knöpfchen dieser Anwendung betrifft.

Einrichten der einzelnen Email Konten ist ja noch einfach, erheblich komfortabler als noch vor Jahren. Die Verbindungen zwischen Mailanbietern sind tatsächlich vollkommen automatisiert. Keine Eingabe pop oder smtp und trotzdem gibt es einige für mich wichtigen Einstellarbeiten zu erledigen und die verstecken sich heute an anderer Stelle als in alten Outlook Versionen.

• Ich möchte den Papierkorb mit schliessen der Outlookanwendung automatisch leeren lassen.
• Ich möchte keine Lesebestätigungen versenden, wo ist das entsprechende Menu?
• Wie importiere ich meinen Kalender und Kontakte, wenn ich Office 2013 neu installiere?
• Was passiert, wenn ich Outlook 2013 mit sozialen Netzwerken verknüpfe?
• Mails können einer Kategorie zugeordnet werden, wie funktioniert das und wie wirkt sich diese Aktion aus?

Aus dem Inhalt

1. Ich greife mir das dicke Buch und suche im Inhaltsverzeichnis nach entsprechenden Verweisen.
2. Die Möglichkeit den Papierkorb beim Schliessen der Anwendung zu leeren scheint es in alter Form nicht mehr zu geben, oder ich bin blind. Im Buch werde ich zu diesem Thema auch nicht fündig.
3. Das Thema Lesebestätigung finde ich im Inhaltsverzeichnis und im Kapitel ist der Weg zum richtigen Knopf auch gut dokumentiert.
4. Meine Kalender und Kontakte konnte ich dank Anleitung im Buch ebenfalls problemlos aus meiner gespeicherten Datei importieren.
5. Verbinde ich Outlook z.B. mit Facebook, werden mir die Kontakte aus dieser Plattform in meinen Kontaktdaten angezeigt.
6. Das Kategorisieren meiner Mails ist eine angenehme Funktion, die ich Dank der Anleitung auch schnell umsetzen kann. Morgen schaue ich nach, ob es die Funktion bereits in Office 2010 gibt, ggf. kann ich die sinnvoll auch im Büro nutzen. – Ja, funktioniert bestens und ist ausgesprochen hilfreich –

Das Stichwortverzeichnis war mir übrigens keine sonderlich große Hilfe, das mag auch am Umfang des Themas liegen. Das Inhaltsverzeichnis ist sehr umfangreich und lässt sich gut händeln.

Ich blättere noch ein wenig durch den dicken Schmöker, entdecke noch die Funktion „Aufgaben“, mit der ich z.B. verfolgen kann wie weit ich mit der Besprechung zu diesem Buch bin und ob ich die Veröffentlichung des Artikels bis zum 11.1.2015 schaffe. Die Anleitung ist einfach und gut, die Aufgabe ist in Outlook gespeichert.
Nun bin ich gespannt, was passiert, wenn ich den Termin überschreite :-)

Outlook und seine Funktionen,

wie wenig kenne ich doch!
Es gibt seit….weiß ich nicht, die Funktion Schnellbausteine. D.h. ich kann mir Textpassagen, die immer wieder benötigt werden abspeichern und problemlos und schnell in meine Email einfügen. Genial und für die zig Mails täglich eine große Erleichterung.
Liebe Kollegen/innen, es gibt jetzt nur noch Fastfood Texte. :D

One Note,

das digitale Notizbuch ist eine Anwendung, die ich möglicherweise für meine Blogtexte nutzen kann, auch hier ist ein Speichern auf One Drive, der Microsoft Cloud möglich. Sprich, ich kann von jedem Rechner auf das Dokument, bzw. meine Notiz zugreifen und daran arbeiten.

Die zahlreichen Möglichkeiten der Nutzung werden ebenfalls in diesem Buch vorgestellt.

Ich gebe zu, es stand auf meinem Plan mich noch eingehender mit Excel und die Makrofunktionen zu befassen, aber das bekomme ich zeitlich nicht hin, also blättere ich auch hier einfach durch und lese mich exemplarisch durch das Thema Vorlagenerstellung und Änderung von Speicherorten für Vorlagen und Arbeitsmappen.

Die Nutzung der Vorlagen, egal ob in Word oder Exel, vereinfach die wiederholte Nutzung eines Formulares. Wer sich ein Formular (für Selbstständige wäre das z.B. ein Rechnungsformular) erstellt, es mit den festen Angaben wie Name, Adresse etc. füllt kann dieses Formular als Vorlage speichern.

Beim Öffnen wird lediglich eine Kopie präsentiert, das Original bleibt unverändert. Die Kopie wird dann als Arbeitsmappe gespeichert.

Die Anleitung hierfür finde ich im Buch sehr gut beschrieben
Auch das Thema Speicherort festlegen ist aus meiner Sicht sehr gut erklärt.

Nun kenne ich Office schon so unendlich lange, sodass ich möglicherweise die Hürden eines Neueinsteigers in diese Software nicht realistisch einschätzen kann. Mir ist es aber möglich, mit Hilfe des Buches von Robert Klaßen,  für mich neue Funktionen kennen zu lernen und zu verstehen.

Da auch die Nutzeroberfläche des Betriebsprogramms aus dem Hause Microsoft in vielen Punkten ebenso aufgebaut ist, werden höchstens Fragen wie „Wo finde ich die Funktion .. xxx “ aufkommen und hier gehe ich davon aus, dass nach Studium des entsprechenden Kapitels die gestellten Fragen beantwortet sind.

Fazit

Der Aufbau dieses Ratgebers ist ausgesprochen praxisnah und die Suche wird durch ein gut strukturiertes Inhaltsverzeichnisses gut unterstützt.

Aus meiner Sicht lohnt es sich auch für Nutzer der Vorversion „Office 2010“ dieses Buch anzuschaffen, vor allem wenn die Software intensiv genutzt werden soll. Mir waren so viele Funktionen nicht bekannt, auch im Büroalltag wird mir der Ratgeber eine gute Unterstützung bieten.

Auf der Webseite des Vierfarben Verlag können Sie das Buch zu einem Preis von 39,90 € erwerben. Wer stark genug ist es durch die Stadt zu tragen, bekommt es natürlich auch im örtlichen Buchhandel.